Diese Richtlinie stellt sicher, dass bei Abwesenheiten und bei längeren Abwesenheiten (über zwei Wochen) von Führungskräften operative Projekte, die interne Steuerung sowie das Kunden- und Stakeholder-Management ohne Qualitäts- oder Leistungsverlust fortgeführt werden.
Ziel und Geltungsbereich
Das Ziel dieser Regelung ist die Aufrechterhaltung der Betriebskontinuität. Sie gilt für:
- Führungskräfte in Schlüsselrollen (Managing Director, Director, Principals).
- Projektverantwortliche in kritischen Kundenprojekten.
- Geplante Abwesenheiten ab 2 Wochen (inkl. Urlaub, Weiterbildung und Feiertage).
BITTE BEACHTEN
Eine Schlüsselrolle definiert sich durch primäre Ergebnisverantwortung,
alleinige Entscheidungsbefugnis für Budgets/Ressourcen oder
eine kritische Wissens- und Beziehungsabhängigkeit.
Steuerung und Verantwortung
Jede Abwesenheit muss vorab durch die disziplinarische Führungskraft und die Geschäftsleitung genehmigt werden. Dabei ist eine Vertretung mit klar definierten Entscheidungskompetenzen zu benennen.
Technische Erreichbarkeit und Abstimmung während der Abwesenheit
Um die Handlungsfähigkeit zu gewährleisten, gelten folgende Standards:
- Hardware & Zugriff: Funktionsfähige Hardware und Systemzugriffe müssen sichergestellt sein.
- Abstimmungstermine: Je nach Kritikalität finden Termine mit der Vertretung statt.
- Erreichbarkeit: Eine entsprechende Erreichbarkeit im Urlaub muss gewährleistet sein.
- Fokus: Keine kontinuierliche operative Mitarbeit, sondern punktuelle Unterstützung bei kritischen Entscheidungen.
Risikoabhängige Anwendung
Die Anforderungen an die Abwesenheit richten sich nach der Kritikalität der Phase:
| Kritikalität | Beispiele | Anforderung |
| Hoch | Jahresgespräche, Budgetphasen, Strategieplanung | Vollständige Übergabe + punktuelle Eskalationsfenster, GL-Genehmigung |
| Mittel | Laufender Betrieb, Recruiting-Endrunden, Onboarding | Stabile Übergabe, ausreichende Vertretung |
| Niedrig | Interne Initiativen ohne externe Abhängigkeiten | Dokumentierte Übergabe |
Übergabe und Rückübergabe
Ein strukturierter Prozess vor und nach dem Urlaub ist essenziell für den Erfolg der Vertretung.
Vor der Abwesenheit (Checkliste)
☑️ Zusammenfassung: Zeitraum, Vertreter, Eskalationspfad und Notfallkontakt definiert.
☑️ Kapazitätsplanung: Alle Themen abgeschlossen oder übergeben; Puffer für Re-Onboarding eingeplant.
☑️ Leistungsberichte: Vollständig im System hinterlegt.
☑️ Risikomanagement: Entscheidungsbedarfe und Risiken sind dokumentiert.
Nach der Abwesenheit (Rückübergabe)
Nach der Rückkehr erfolgt ein Re-Onboarding (Meeting, Priorisierung). Plane hierfür einen Puffer von 2–3 Tagen ein. Die Vertretung liefert eine chronologische Ereignisliste sowie einen Überblick über alle kritischen Situationen und neuen Risiken.
Punktuelle operative Einbindung
Ab einer Urlaubsdauer von mehr als 2 Wochen ist eine punktuelle Einbindung vorgesehen, jedoch nur in hochkritischen Phasen.
| Urlaubsdauer | Empfehlung zur Einbindung |
| Bis 2 Wochen | Keine operative Mitarbeit |
| 2–3 Wochen | Nur bei Hochkritikalität, definierte Eskalationsfenster |
| Ab 3 Wochen | Punktuelle Eskalationsfenster sinnvoll |
| Ab 4 Wochen | Klar definierte Fenster (z. B. 60–90 Min./Woche), keine operative Mitarbeit |